Metodologia SCRUM: como ela pode ajudar a otimizar e melhorar o seu tempo?

Você conhece a metodologia SCRUM? Caso não, saiba que vale dispensar uns minutos do seu tempo para entendê-la, pois um dos objetivos dela é exatamente VALORIZAR O SEU TEMPO, algo cada vez mais escasso na vida de todos nós.

O SCRUM foi uma metodologia desenvolvida para a gestão de projetos de softwares, sendo o que podemos chamar de metodologia ágil, ou seja, seu objetivo é descomplicar, tornar os projetos gerenciáveis, no entanto, sem muita burocracia, que por vezes, acabam tomando grande parte do tempo dos gestores de projetos e dos envolvidos na execução dele, que dispendem grandes esforços com atividades burocráticas, esforços esses que poderiam ser melhor utilizados na própria execução do projeto.

A metodologia SCRUM possui alguns termos e vocábulos próprios. Vamos falar muito rapidamente sobre cada um deles:

  • Product Owner (P.O.): é o que podemos chamar de dono do produto, ou seja, a pessoa que é responsável pela visão global do projeto. É essa pessoa quem entende tudo o que precisa ser feito.
  • Equipe: São as pessoas que vão executar o projeto. Precisam ter conhecimento técnico para implementar aquilo que foi definido para o projeto.
  • SCRUM Mater: é o maestro do projeto. Ele será a ponte entre o P.O. e a equipe e será o responsável por orientar as ações.
  • Product Backlog: é a lista de tudo o que precisa ser executado, ou seja, as ações ou tarefas do projeto. Através dessa lista é que a visão do projeto será transformada em realidade.
  • Estimativas de Product Backlog: depois de feita a lista, ou o product backlog, será o momento de fazer as estimativas para ela. É importante fazer estimativas factíveis, ou seja, que possam ser cumpridas.
  • Planejamento do Sprint: é o equivalente a um conjunto de tarefas que precisa ser realizado dentro de um ciclo. Normalmente, dentro do SCRUM, o sprint mínimo é de 1 semana e o máximo de 4 semanas. O sprint, podemos dizer, é cada uma das fases do projeto, estipuladas e estimadas dentro de um espaço de tempo.
  • ToDoList: é a lista de coisas a fazer, ou lista de tarefas a serem executadas. Elas devem ficar visíveis, normalmente são colocadas em quadros de aviso e feitas com post-it. O ideal é construir essa lista em três colunas, que são: ToDo (para fazer), Doing (fazendo) e Done (Prontas). Os itens que vão parar nessa lista são os planejados para o Sprint. O aplicativo Trello é um ótimo exemplo de ferramenta para se fazer uma lista  de atividades.

Imagem 01 – Exemplo de lista de atividades

 

  • Daily SCRUM: são as reuniões diárias dentro da execução do projeto. Como tudo no SCRUM visa otimização de tempo, com as reuniões não seria diferente, por isso, elas são planejadas para serem realizadas diariamente, no entanto, devem ser feitas, no máximo, em 15 minutos. Nessas reuniões, o objetivo será que cada membro da equipe responda basicamente a 3 perguntas, que são:
    1. O que ele fez ontem?
    2. O que ele vai fazer hoje?
    3. Existe algum impedimento para a realização?

Dessa forma, todos sempre estarão integrados das tarefas que estão sendo feitas e, em caso de dúvidas ou dificuldades, elas serão prontamente entendidas e solucionadas.

  • Sprint Review: é a demonstração do que foi concluído, ou uma prévia. Não corresponde ainda a entrega do produto final, mas de etapas que foram concluídas e que podem ser apresentadas, não somente ao P.O., mas a quem se interessar.
  • Retrospectiva do Sprint: podemos dizer que é uma espécie de feedback do projeto, pois nele será possível fazer uma lista das lições aprendidas com o projeto, ou seja, tudo o que deu certo e também o que não deu, formando uma memória técnica do projeto e que pode auxiliar em futuras implementações.

Agora que entendemos um pouco da metodologia, vamos buscar formas de aplicá-las no nosso cotidiano.

A metodologia, em si, foi desenvolvida para os projetos de softwares, mas o seu conceito pode ser aplicado a qualquer situação, podendo contribuir, em muito, para a eficiência dos processos internos de qualquer organização.

 

Adaptando a metodologia SCRUM para as rotinas da organização

Uma das principais fontes de desgaste e stress em praticamente toda empresa, são as reuniões. Normalmente elas são vistas como improdutivas, cansativas e, quase sempre, frustrantes, pois pouca coisa efetivamente se resolve com elas.

A metodologia SCRUM também pode ajudar nesse ponto, pois os seus conceitos de agilidade e eficiência podem ser adaptados a praticamente todas as situações.

Vamos pegar o próprio Daily Scrum, que são as reuniões diárias e tentar achar um modelo mais adaptado e eficiente para qualquer reunião.

Primeiramente, reuniões não devem ser confundidas com treinamentos ou capacitações, pois são coisas totalmente distintas. Se o objetivo for passar algum conteúdo novo ou capacitar sua equipe, você não promoverá uma reunião.

Por outro lado, se o objetivo for uma reunião, você precisa pensar e definir algumas regras. São elas:

  • Objetivo: o que se pretende com essa reunião? Existem reuniões onde as pessoas discutem, falam, mas não resolvem nada e isso não é eficiente, pelo contrário, é muito cansativo e improdutivo. Todos os envolvidos precisam saber, de forma clara e objetiva, o que se espera deles nessa reunião.
  • Pauta: uma vez que o objetivo tenha sido definido, a pauta deverá listar tudo o que deva ser tratado nessa reunião. A pauta deverá ser enviada a todos os envolvidos, em tempo hábil para todos tomem conhecimento do que será discutido, evitando perda de tempo com explicações que poderiam ser resolvidas num e-mail, por exemplo.
  • Planejamento: pedir antecipadamente o que as pessoas precisam levar para essa reunião, do contrário, a reunião tende a se tornar uma terapia em grupo, pois cada um trará as suas dores e angústias e, por não haver um planejamento, tudo será válido. É importante que cada participante saiba, por exemplo, que não basta apresentar os problemas, mas sim, também levar alternativas de solução, senão, mais uma vez, temos uma terapia em grupo.

No planejamento será muito interessante determinar o horário de início e de término da reunião, além do tempo que cada participante terá para expor o que lhe for solicitado.

Quando pensamos no planejamento de uma reunião, também é importante pensar no público alvo dela. Dê preferência por grupos menores, pois as chances de dispersões também são menores.

Outro fator importante é que, se muitas pessoas estão reunidas, pode acontecer de que nem todo assunto abordado seja do interesse de todos. Se isso ocorrer, certamente haverá dispersão e desinteresse, a reunião se torna maçante e a pessoa fica desestimulada, pois ela começa a pensar em tudo o que poderia estar fazendo enquanto está ali, parada, ouvindo algo que não lhe diz respeito.

  • Organizador: é a pessoa que será responsável por conduzir a reunião. Cabe ao organizador fazer cumprir tudo o que foi planejado, inclusive, se for o caso, promovendo cortes e interrupções toda vez que o assunto sair do foco central. Se existirem assuntos pertinentes e que não tenham sido pautados, o ideal será planejar uma nova data, com as pessoas envolvidas e realizar a nova reunião, mas nunca fugir ao que foi programado.
  • Horário para as reuniões: dentro do possível, organize as reuniões no início do dia, principalmente quando pensamos na Daily Scrum, que visa planejar o dia de trabalho, portanto, não faz sentido fazer esse encontro no término do expediente.

Aliás, o término do expediente é pior momento para qualquer tipo de reunião, pois as pessoas já estão cansadas, já tiveram um dia todo de problemas, estão naturalmente mais estressadas e, portanto, menos propensas a prestar atenção e, pior ainda, a ser criativas, uma vez que o cansaço físico fala mais alto do que qualquer imaginação fértil.

Para obter um melhor aproveitamento nas suas reuniões, procure seguir os passos citados e que também estão representados abaixo:

Imagem 02 – Organizar uma reunião

 

Uma reunião, desde que bem planejada e executada, nunca será tempo perdido, portanto, é importante que ela seja feita quando realmente houver necessidade, dentro do tempo programado e que, ao final, as pessoas saiam motivadas e dispostas a colocar em prática o que foi discutido, portanto, mais um motivo para elas acontecerem no começo do dia, porque depois que todos forem para casa, até o outro dia, provavelmente muita coisa já será perdida e ideias fantásticas podem acabar ficando no travesseiro.

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